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Quelques conseils pour la première inscription en thèse

L’inscription en première année de thèse peut ressembler à un parcours semé d’embûches. Les démarches à effectuer sont en effet nombreuses et varient selon les situations, les établissements et les écoles doctorales. Un billet pour faire le point !

Principes généraux

En tant que doctorant, votre situation administrative se complique par rapport à celle d’étudiant de master. Auparavant, vous ne dépendiez que d’une entité, votre établissement d’inscription (université ou école). Une fois en thèse, vous êtes rattachés à trois entités administratives : votre laboratoire, votre établissement d’inscription en thèse et votre école doctorale (ou ED). Il faut donc veiller à ce que votre situation soit en règle auprès de ces trois entités.

Généralement, vous avez donc trois démarches à effectuer au début de votre thèse : l’inscription administrative dans votre établissement, l’inscription pédagogique à l’école doctorale et l’intégration dans votre laboratoire. L’inscription administrative dans l’établissement et celle dans l’école doctorale sont à mener en parallèle, puisqu’il vous sera parfois demandé des justificatifs d’une démarche dans le cadre de l’autre (justificatif que votre inscription auprès de l’école doctorale est en cours pour vous inscrire dans votre établissement universitaire par exemple). L’intégration dans le laboratoire est plus d’ordre pratique : obtenir un espace de travail, les clés ou accès par badge aux locaux, vous inscrire sur les listes de diffusion, faire connaissance avec vos collègues.

L’ensemble de ces démarches prennent du temps : il vous faudra parfois obtenir les signatures de différentes personnes, pas forcément disponibles au moment voulu (par exemple, en plein été) : plus vous vous y prenez tôt, moins cela sera stressant !

Dans tous les cas, renseignez-vous dès mai/juin sur les différentes dates limites (inscription dans l’établissement, candidature ACE, inscription dans l’ED…) et organisez-vous en fonction !

Procédure spécifique d’inscription en thèse au sein de l’Université de Lyon

Si vous vous inscrivez en thèse au sein de l’Université de Lyon (communauté d’universités de Lyon et Saint-Étienne), vous allez devoir effectuer, en même temps que votre inscription administrative dans votre établissement, votre inscription à l’école doctorale via la plateforme en ligne SIGED. Une FAQ détaillée est disponible ici, mais voici quelques conseils utiles pour démarrer :

– Contactez le secrétariat de votre école doctorale pour obtenir vos identifiants. Attention : il faut leur fournir une adresse mail valide, un e-mail de validation vous sera envoyé !

– Pour vous connecter, rendez-vous à cette adresse : https://siged.universite-lyon.fr

Cliquez sur le premier bouton « Université de Lyon – Doctorants », puis rentrez vos identifiants.

– Une fois que vous avez accès à votre compte, vous devez remplir les quatre premiers onglets de renseignements, en veillant bien à ce que tous les champs obligatoires (marqués par un astérisque lorsque vous cliquez sur « modifier ») sont remplis. Une fois toutes les informations et documents nécessaires fournis, vous constaterez que le bouton « soumettre la demande » dans la colonne de droite, est devenu cliquable. Si vous ne pouvez pas cliquer, c’est qu’il manque un document ou qu’un champ n’est pas rempli correctement.

– Cliquez pour soumettre votre demande. À partir de là, dans l’onglet « suivi des inscriptions », vous pourrez suivre la validation de votre dossier.

– Certains établissements demandent une impression de votre dossier à l’étape 5/6 dans les documents nécessaires à votre inscription administrative. Attendez que votre dossier en soit à cette étape, puis cliquez sur le bouton « Télécharger le formulaire d’inscription » dans la colonne de droite.

Pour l’inscription administrative dans votre établissement, consultez le site internet ou le secrétariat de l’établissement concerné pour connaître la procédure spécifique. Il y a souvent un formulaire à remplir en ligne, puis à imprimer, à faire signer à votre directeur ou directrice de recherche. Il faut ensuite joindre des documents justificatifs et le formulaire d’inscription sur Siged à l’étape 5/6 à votre dossier, avant de transmettre le tout à votre établissement universitaire.

Quelques cas spécifiques

  • Titulaires d’un contrat doctoral ou contrat Cifre

Si vous êtes l’heureux bénéficiaire d’un contrat doctoral, d’un contrat Cifre ou d’un autre type de financement, il faudra veiller à effectuer les démarches nécessaires à l’établissement de votre contrat ou au versement de votre bourse dans les temps, afin de ne pas retarder le versement de vos mensualités.

Pour les contrats doctoraux, comme pour d’autres types de contrats, il faut prendre contact avec le service des ressources humaines de votre établissement d’inscription AVANT le début de votre contrat, afin de voir quels sont les renseignements et documents nécessaires à l’établissement de votre contrat, puis de prendre rendez-vous pour la signature de celui-ci.

  • Étudiants en contrat doctoral souhaitant bénéficier d’une activité complémentaire d’enseignement (ACE)

Si vous êtes bénéficiaire d’un contrat doctoral et que vous souhaitez bénéficier d’une ACE (l’équivalent de l’ancien « monitorat »), vous devez effectuer une procédure de candidature auprès de l’établissement où vous souhaitez effectuer l’ACE (qui peut ne pas être votre établissement d’inscription en thèse, si celui-ci ne propose pas d’ACE, ou pas assez pour tous ses doctorants). Ces procédures varient selon les établissements, d’une simple demande auprès du doyen de la faculté concernée à un dossier de candidature plus complet, avec CV et lettre de motivation. Renseignez-vous sur le site de l’université ou auprès du bureau des thèses de l’établissement.

Attention : ces candidatures doivent souvent s’effectuer avant les vacances d’été (juin ou début juillet). Renseignez-vous pour ne pas manquer les dates limites !

  • Étudiants lauréats des concours d’enseignement

Si vous êtes lauréat d’un concours d’enseignement (Capes ou Agrégation), vous devez obtenir un report de stage ou une affectation en tant que doctorant contractuel pour ne pas perdre le bénéfice du concours.

Pour cela, vous devez effectuer vos vœux d’affectation via le portail SIAL avant la date limite (mi-juin en général), et cela même si vous ne connaissez pas encore vos résultats d’admission.

Si vous bénéficiez / pensez bénéficier / espérez bénéficier d’un contrat doctoral avec ACE, demandez une affectation en tant que doctorant contractuel. Concrètement, cela signifie que vous allez être nommé en tant que stagiaire, puis placé en congé sans solde par l’Éducation nationale, puisque vous allez être rémunéré par le ministère de l’Enseignement supérieur et de la recherche au titre de votre contrat doctoral. De cette façon, les heures d’enseignement effectuées dans le cadre de votre ACE (64h éq. TD par an) vous permettront de valider votre stage et vous pourrez être directement titularisé à l’issue de votre thèse. Si vous obtenez cette affectation, vous devrez transmettre au rectorat une copie de votre contrat avant le mois de novembre pour la valider. Le cas échéant (si vous oubliez, ou si vous n’avez pas obtenu de contrat doctoral avec ACE), vous serez placés en report de stage.

Si vous n’avez pas de contrat doctoral, vous pouvez demander un report de stage pour études doctorales. Dans ce cas-là, vous devrez effectuer votre année de stage à l’issue de votre thèse avant d’être titularisé au sein de l’Éducation nationale.

Derniers conseils pour réussir son entrée en thèse

Essayez de vous intégrer rapidement au sein de votre laboratoire : veillez à vous faire inscrire sur les listes de diffusion de laboratoire, faites connaissances avec vos collègues ou voisins de couloir. Les doctorants plus expérimentés seront toujours une source d’information privilégiée. Ainsi, pensez à prendre contact avec les représentants des doctorants de votre laboratoire, de l’ED et avec les associations de doctorants qui pourront vous donner des conseils utiles !

Renseignez-vous sur l’existence de réunions d’équipes, de séminaire des doctorants au sein de votre laboratoire, de réunions de rentrée de votre école doctorale, et allez-y !

Ce n’est pas une perte de temps pour votre recherche : vous vous rendrez vite compte que l’intégration dans un réseau de chercheurs est un atout formidable pour avancer. Le système universitaire a par ailleurs un fonctionnement complexe, mieux vaut l’appréhender au plus vite !


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