Préparer son premier colloque : financement, intervention orale, publication des actes

Cet article est la première partie d’un diptyque consacré aux questions afférentes à l’intervention du doctorant dans un colloque, une journée d’étude ou un séminaire. Il s’adresse tout particulièrement aux doctorants qui n’ont pas encore participé à ce genres de rencontres et qui s’interrogent à juste titre sur les démarches à suivre afin de garantir l’organisation la plus efficace possible. Nous aborderons ici les modalités pratiques propres à l’élaboration de tels projets : financement, gestion du temps.

Le second volet, qui fait l’objet d’un autre billet, concerne davantage le choix des colloques, de leur fréquence au cours du doctorat et les compétences requises pour répondre à des appels à contribution.

Le financement d’un colloque : déplacement, hébergement, restauration.

Il est préférable de ne pas attendre que notre proposition de communication soit acceptée par le comité d’organisation du colloque pour nous intéresser aux enjeux financiers et logistiques de la participation à un colloque. De facto, toutes sortes de considérations pratiques entrent en jeu : il est indispensable de contacter son école doctorale afin d’être informé sur les modalités de remboursement des frais d’hébergement, de déplacement, de restauration imputables au colloque. Le plus souvent, notre école doctorale nous indique un forfait auquel nous avons droit chaque année. Par exemple, elle couvre ces frais à hauteur de 200 ou 300 euros, en imposant certaines conditions (frais de déplacements en train limités à la seconde classe).

Ces informations acquises, il est judicieux de mener son enquête sur les frais pris en charge par l’université hôte. L’hébergement et la restauration sont parfois facturés au service d’intendance de cette dernière, sans que cela soit une règle. Si l’on envisage de participer à plusieurs colloques pendant l’année universitaire, il est donc fondamental de se renseigner précisément sur ce sujet. Par ailleurs, il n’est pas inutile d’insister sur notre situation de doctorant, dans la mesure où des aménagements peuvent être faits pour nous (facilités d’hébergement, réduction des coûts, prise en charge totale…). L’université d’accueil est censée nous faire parvenir une fiche missionnaire faisant apparaître des informations personnelles et des indications sur le régime d’indemnisation dont nous pouvons bénéficier. Ce document est doublement utile : il permet aux organisateurs de planifier les réservations et il sert d’attestation au doctorant en cas d’absence pendant des heures de cours. Pour ce qui est des réservations de chambres d’hôtel, elles sont généralement faites par les organisateurs du colloque mais les frais sont avancés par le doctorant.

Une fois que le colloque s’est tenu, il suffit d’envoyer à notre école doctorale les pièces justificatives requises pour le remboursement, à savoir un RIB, les originaux des billets d’avion ou de train, les factures relatives aux frais d’essence, d’hôtel ou de restauration, les attestations d’inscription au colloque, lorsque celle-ci engendre des frais. Le délai de remboursement dépend de chaque école. Il faut compter au minimum deux semaines. Enfin, au nombre de ces considérations pratiques, rappelons que les organisateurs fournissent tous les renseignements nécessaires à notre bon accueil : plan d’accès au site hébergeant le colloque, moyens de transport disponibles pour rejoindre notre hôtel sont les questions généralement abordées et résolues par courriel avant notre arrivée.

L’élaboration d’une communication : gestion du temps de préparation et de parole.

Une fois les enjeux financiers du colloque réglés, il convient de se consacrer à des préoccupations scripturaires et oratoires. Le mode opératoire est assez simple : il s’agit de respecter l’échéance donnée et de calibrer son intervention en fonction du temps de parole imparti à chacun. La plupart du temps, ces consignes sont contenues dans la réponse favorable que nous adressent les organisateurs du colloque. Elles portent sur la durée de notre intervention (20 à 25 minutes) et sur les conditions pratiques d’organisation de notre prestation (utilisation du matériel informatique, si besoin est, pour la projection d’un power point ; envoi d’un document à la reprographie). Le programme prévisionnel des journées d’étude complète ces informations : heure de passage, temps de pause et de questions y sont reproduits. Parfois, les questions interviennent immédiatement après chaque allocution ; parfois, elles ponctuent le colloque à l’issue de deux ou trois interventions, notamment en fonction des regroupements thématiques effectués. Pour donner une estimation, 25 minutes correspondent environ à 8 pages de document Word, police 12, style Times New Roman ou Garamond, interligne 1. Notre crainte consiste toujours à ne pas faire figurer suffisamment d’informations dans notre papier. Dans ce cas, mieux vaut s’assurer que l’essentiel de nos idées est convenablement formulé et pourra être exprimé dans un délai de 20-25 min et indiquer en annexe des éléments d’explication susceptibles d’être développés lors des créneaux réservés aux questions.

Chacun est libre de consacrer le temps qu’il souhaite à la préparation de sa communication : bien des paramètres entrent en jeu, mais à titre personnel, je préfère m’atteler à la tâche un mois et demi avant, afin d’avoir le temps de mener à terme mon travail, de le revoir. Cette stratégie a plusieurs avantages : elle nous dispense d’abord d’une certaine angoisse liée à l’échéance que nous impose le début du colloque. En outre, elle nous permet de préparer notre performance orale. Je ne parle pas ici de performance oratoire, dans la mesure où la durée d’intervention dans un colloque autorise assez peu les démonstrations d’éloquence – sans aller jusqu’à déplorer les papiers lus in extenso, il faut reconnaître que l’urgence nous contraint parfois à une diction rapide et scolaire. Par performance orale, j’entends plus simplement notre aptitude à respecter le délai de parole fixé. Un entraînement préalable, chronomètre en main, n’est pas superflu !

Une dernière astuce : deux précautions valant mieux qu’une, faites en sorte d’avoir accès à une copie de votre communication sur clé USB ou à une sauvegarde numérique sur le web. Nous ne sommes jamais à l’abri d’une perte de documents, d’un vol, voire simplement d’une envie frénétique d’imprimer une nouvelle fois notre intervention après quelques menues modifications typographiques !  La lisibilité de notre texte est primordiale.

La publication des actes du colloque

En dernier lieu, la bonne préparation de notre intervention nous permet d’anticiper la suite de la rencontre. En effet, notre participation se solde le plus souvent par une contribution écrite aux actes du colloque. Une communication bien rédigée permet de ne pas consacrer trop de temps, en aval, à la rédaction de l’article qui en résulte. Cette dernière est toujours soumise à des contraintes formelles, au minima à la limitation à un nombre de mots ou de caractères et parfois à des consignes typographiques très précises (police, taille de caractère, présentation des notes, des citations, marges etc…), sans compter qu’il n’est pas rare que l’on apporte des corrections a posteriori, en fonction de questions qui nous sont adressées ou de suggestions faites pendant le colloque. Les stratégies sont diverses : certains préfèrent produire oralement un énoncé qui correspondra, à quelques nuances près, à celui de l’article publié ; d’autres comptent sur les questions et les remarques faites par l’auditoire pour amender leur texte. Ces préoccupations sont aussi valables lorsque le colloque n’est pas suivi d’une publication. Dans ce cas, notre intervention peut servir de point de départ ou de support à une publication ultérieure qui n’est pas placée directement sous la tutelle du colloque.

Pour terminer cette réflexion, je dirais quelques mots sur la conduite à tenir lors d’un colloque : la participation à l’ensemble des interventions n’est pas obligatoire, mais il est malvenu d’arriver juste avant son horaire de passage ou de repartir peu de temps après. L’on est toutefois autorisé à adapter notre temps de présence à des contraintes personnelles, à condition d’en avertir, par politesse, le comité d’organisation et les intervenants dont on manquera la performance. La discrimination entre les différentes activités, qu’autorisent le repas du midi et certaines pauses en cours de matinée ou d’après-midi permet parfois de s’éclipser discrètement. Bien naturellement, les colloques sont une occasion de rencontrer des interlocuteurs incontournables : la participation aux repas et les discussions informelles sont tout aussi précieuses que notre prestation orale. Il s’agit donc de nouer des liens enrichissants et d’approfondir autant que possible notre connaissance de l’université hôte qui, peut-être, nous proposera plus tard un poste…

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