Les formalités de la fin de thèse

Une fois le manuscrit fini : soulagement. La thèse est enfin finie ! En fait, pas tout à fait… Restent un certain nombre de « détails » qui n’en sont pas et qui parfois demandent un certain délai.

Petite remarque préliminaire : chaque école doctorale, voire chaque université a ses propres règles en matière de délai et formalités. Ce que ce billet présente constitue un certain nombre de règles générales, mais il faut absolument les préciser en consultant le site de votre école doctorale ou de votre université.

Date de rendu

La date de rendu définitif de la thèse est généralement celle du dépôt électronique à la bibliothèque de l’université, ou plus rarement, celle du dépôt des exemplaires papiers demandés par l’école doctorale. Cette procédure doit s’effectuer généralement un mois avant la soutenance. Une fois déposé, le texte ne peut plus être modifié : vous vous engagez par écrit à soutenir le texte déposé. C’est donc la dernière étape avant la soutenance.

Si vous avez repéré des coquilles, des éléments que vous souhaitez modifier formellement, il faut que le jury en ait donné l’autorisation sur le procès-verbal de soutenance (différent du rapport), sans quoi l’université ne vous laissera pas modifier le texte déposé, avant diffusion. Au besoin, il est possible de demander au directeur d’insister – ou tout simplement de penser à le signaler – lors de la délibération, pour que la case correspondante sur le PV soit cochée.

Il est possible d’imprimer ses exemplaires avant cette date limite si l’on veut les envoyer au jury plus tôt. Mais seul le dépôt bloque le texte de soutenance.

Dépôt du texte

Le texte déposé comprend non seulement le texte principal de la thèse et les annexes mais aussi un résumé de la thèse en environ 300 mots, ainsi qu’un panel de mots clefs, le tout devant généralement être aussi traduit en anglais.

Le dépôt électronique impose des contraintes techniques et formelles : les universités qui imposent cette formalité demandent une version word (ou traitement de texte) et une version pdf. Il faut se renseigner sur les exigences du dépôt. Le document doit avoir une table des matières automatique, c’est-à-dire qu’il doit avoir été stylé.

Ne pas oublier que la page de couverture doit porter un certain nombre d’informations administratives dont la liste est fournie par l’université. En général on trouve : l’université, l’école doctorale, la faculté/ département, le laboratoire ; le titre et sous-titre, l’auteur ; une mention du type : « thèse pour l’obtention du titre de docteur en xxxx de l’Université de xxxxx (attention pour les universités qui sont membres de PRES : c’est le PRES qui délivre généralement le diplôme ; on a donc une formule du genre : docteur de l’Université de xxxx « nom du PRES » délivré par l’université de xxxx « nom de l’université ») ; nom du directeur ; « présentée et soutenue publiquement le xxx ; devant un jury composé de : liste du jury par ordre alphabétique avec la qualité des membres.

Formalités administratives

Attention, pour la fameuse « saison des soutenances » entre septembre et décembre. Les calendriers universitaires sont faits de telle sorte qu’ils débordent en fait d’une année sur l’autre : une année universitaire se termine au 30 septembre ou, plus rarement 30 octobre de l’année suivante. C’est un paramètre à prendre en compte pour le dépôt du texte car il est impératif d’être inscrit administrativement en thèse l’année du dépôt du manuscrit. Je m’explique, si vous déposez votre thèse avant le 30 septembre, vous n’avez pas à vous réinscrire et à repayer vos droits d’inscription, même si vous soutenez plus tard, jusqu’au mois de décembre. Généralement cette date est infrangible : donc attention aux retards, même d’un ou deux jours près !

Un petit détail : lors du dépôt, vous allez signer une charte ou une convention autorisant une diffusion plus ou moins large de votre thèse. Veillez à vérifier les comptabilités d’exigence entre la diffusion que vous choisissez dans votre université et les éventuelles plateformes (HAL-SHS etc.) où vous voudriez la déposer aussi.

Les formalités administratives, elles, commencent bien plus tôt et là aussi les délais sont plus ou moins stricts selon les universités (de deux mois à cinq semaines). Elles prennent la forme d’une « fiche de liaison », « déclaration pour la soutenance » ou tout autre document, dans lequel le directeur précise la composition du jury et demande formellement l’autorisation d’organiser la soutenance qui est accordée par la direction de la recherche de votre université. Le délai est souvent plus long (deux mois) que celui exigé pour le dépôt électronique : il faut parfois s’y prendre avant d’avoir fini la rédaction ! Comme tout ce genre de document, il faut une collection de signature qui parfois prennent du temps (directeur, directeur du doctorat, de l’école doctorale) : il faut prévoir un petit délai.

Impression et envoi des exemplaires

L’impression de la thèse peut être en partie aidée par l’université : certaines offrent quelques exemplaires au doctorant. Mais attention, là aussi, aux délais.

L’envoi des exemplaires aux membres du jury se fait normalement, d’abord aux pré-rapporteurs. Théoriquement, la date de soutenance ne doit pas être fixée avant d’avoir les pré-rapports. Certaines universités demandent de les avoir pour fixer une date. En pratique, la date est très régulièrement discutée avant d’avoir les pré-apports parce qu’il faut s’y prendre très en amont pour faire concorder le calendrier de tous les membres du jury. Les pré-rapporteurs doivent être HDR, étrangers à l’université, au laboratoire et à l’école doctorale du doctorant. Toujours en théorie, les exemplaires de la thèse ne doivent être envoyés aux autres membres du jury qu’après réception des pré-rapports puisque ce sont eux qui autorisent scientifiquement la soutenance de la thèse. En pratique, la plupart des doctorants envoient leurs exemplaires à tous les membres du jury en même temps pour que chacun ait suffisamment de temps pour lire la thèse.

 

Une fois toutes ces formalités remplies, il n’y a plus qu’à attendre la soutenance !

Une fois encore : tout ceci n’est qu’indicatif et le détail varie selon les universités. Il faut absolument vérifier auprès de vos écoles doctorales les étapes et leur délai.


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