Dépôt et diffusion de la thèse – l’exemple de l’ENS Lyon

Compte rendu de la réunion du 31 janvier 2013, intervention de Christine Boyer, bibliothécaire chargée de la valorisation de la diffusion scientifique.

A l’ENS Lyon, le service des thèses de la Bibliothèque Diderot de Lyon est localisé sur le site Monod. Les interlocutrices principales des doctorants sont Aude Henry et Caroline Yermia. Pour éviter les déconvenues et les soucis de dernière minute, mieux vaut anticiper son dépôt de thèse, qui est obligatoire, sous format papier et/ou électronique selon les Universités. A l’ENS Lyon, le dépôt électronique de la thèse a lieu depuis le 1er janvier 2011.

1/ Le signalement et la conservation des thèses

En France, le signalement des thèses est pris en charge par l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (ABES). Les objectifs de ce signalement sont triples :

  • avoir une information exhaustive sur les thèses en cours / soutenues en France

L’ancien Fichier Central des Thèses n’existe plus ; il a été remplacé par theses.fr.

L’ABES alimente également le Sudoc – les thèses y sont signalées par le chapeau noir sur fond gris – qui est exhaustif pour les thèses soutenues (theses.fr est récent, seules les thèses des dernières années y sont mentionnées).

L’équivalent existe à l’échelle européenne : il s’agit de Dart Europe.

  • assurer l’accessibilité de ces thèses

Le Sudoc permet de localiser les thèses, qui sont toujours au moins disponibles dans l’Université de soutenance.

NB : sachez qu’un fonds de microfiches de thèses très bien fourni existe à la Bibliothèque Diderot (classement par ordre alphabétique d’auteur) – mais il n’est pas indiqué sur le catalogue. Il faut se renseigner à la banque du Pôle Littérature.

  • pérenniser leur conservation en lien avec le CINES

2/ Le dépôt de la thèse: procédure

Conditions établies et précisées par le décret d’août 2006.

Il existe des règles nationales valables pour tous les établissements de soutenance. La thèse est obligatoirement déposée dans l’établissement de soutenance dans la version de soutenance environ trois semaines avant la soutenance. Il est possible d’apporter des corrections à cette version :

  • les corrections mineures, sur la forme (fautes d’orthographe, mise en page) doivent être réalisées dans le mois qui suit la soutenance
  • les corrections majeures, de fond, faites à la demande du jury, doivent être réalisées dans les trois mois qui suivent la soutenance

N’attendez pas la dernière minute pour effectuer ces corrections, et contactez les responsables du dépôt de thèse au plus tôt.

À l’ENS Lyon il faut prendre rendez-vous pour le dépôt de la thèse au moins trois semaines avant la soutenance. On vous demandera :

  • le fichier pdf (non verrouillé) de la thèse et les fichiers natifs (voir le mode d’emploi pour le pdf sur le site de la bibliothèque Diderot, dans la rubrique « Thèses électroniques », « Rédiger ») ;
  • des métadonnées : le titre en français et anglais, les résumés en français et anglais, les mots clés dans les deux langues (l’indexation est libre, mais il est préférable d’utiliser le langage documentaire RAMEAU). En cas de cotutelle, vous pouvez ajouter ces métadonnées dans une troisième langue.
  • l’autorisation de diffusion, le contrat entre déposant et établissement, l’attestation de conformité entre thèse soutenue et le fichier pdf (documents téléchargeables sur le site de la bibliothèque Diderot, rubrique « Theses électroniques »).
  • Et selon le choix de l’auteur, un second fichier PDF pour la version de diffusion dans le cas où elle n’est pas identique à la version de soutenance (exclusion des images non libres de droit, par exemple)

Attention : la Page de couverture conçue selon les spécifications de l’établissement : données administratives à respecter.

L’ENS n’impose pas de feuille de style, contrairement à Lyon 2 ou Lyon 3. Vous pouvez, à toutes fins utiles, consulter les recommandations du MENESR, 2007 (Guide de rédaction et de présentation des thèses), téléchargeable ici (fichier pdf sur le site de la bibliothèque).

3/ La diffusion de la thèse

Une thèse est au minimum consultable dans l’établissement de soutenance (sauf si elle a fait l’objet d’une clause de confidentialité, avec soutenance à huis clos, ce dont seul le directeur de l’établissement peut décider). Le signalement de la thèse est obligatoire, même pour les thèses confidentielles.

Le docteur décide des modalités de diffusion et de consultation de sa thèse à l’extérieur de l’établissement de soutenance.

Le choix de l’embargo : le dépôt peut être accepté moyennant une période d’embargo que l’on décide, qui permet notamment de préparer une publication.

Contrairement à Lyon 2, l’ENS ne dispose pas de portail pour les thèses de l’établissement. Si vous souhaitez diffuser votre thèse sur internet, il faudra passer par l’archive ouverte (*)  du CNRS TEL (thèses en ligne), un entrepôt de thèses géré par le CCSD (Centre pour la communication scientifique directe), qui conserve et met à disposition les thèses en format numérique (tel.archives-ouvertes.fr). TEL ne propose que l’accès en texte intégral (téléchargeable et imprimable). Il est tout à fait possible de déposer sur TEL une deuxième version, autre que la version de soutenance, qui exclut certaines images ou certains textes qui sont sous droits d’auteur (**). Il est conseillé de déposer sa thèse sur TEL par la bibliothèque via STAR (même si l’auto-archivage est également possible) :

  • le « label STAR » garantit qu’il s’agit de la version de soutenance
  • possibilité exceptionnelle de retrait (qui n’existe pas si l’on choisit l’auto-dépôt de la thèse sur une AO : tout dépôt est définitif)

La diffusion via STAR est un service proposé par les bibliothèques pour faciliter la diffusion : attribution d’URL pérenne, automatisation des processus et garantie du contenu et de l’archivage. La question des métadonnées et donc de l’indexation des données est importante pour la visibilité.

(*) Une archive ouverte est un entrepôt numérique contenant des documents en texte intégral, avec un contenu librement accessible sur le web, des métadonnées librement moissonnables et qui s’appuie sur un archivage pérenne.

(**) Quelques rappels sur le droit d’auteur

Il faut distinguer le droit moral (= le droit de faire respecter l’œuvre, qui est perpétuel et inaliénable) du droit patrimonial (= le droit d’exploiter l’œuvre, qui est cessible et limité dans le temps, 70 ans après la mort de l’auteur).

Le droit de la propriété intellectuelle s’étend aux images, graphiques, tableaux statistiques. Prenez la précaution de vous renseigner pour savoir si vous exploitez des images libres de droit ; prenez contact avec l’auteur des images avant toute diffusion libre de votre thèse. N’hésitez pas à utiliser les images disponibles sur l’archive ouverte MédiHal

Le droit de citation ne vaut que pour 10% d’un article ou d’un livre ; au-delà, il faut s’assurer que les droits liés à ces textes le permettent (s’ils sont tombés dans le domaine public, ou protégés par la licence Creative Commons) ; sinon faites-en la demande auprès des auteurs ou des ayants-droits (dans un contexte de recherche, cela pose rarement problème).

Le cas particulier des articles dont vous êtes l’auteur (pour les thèses scientifiques) : il faut demander auprès de l’éditeur le droit de reproduire son article dans le cas de la diffusion sur internet. Sherpa Romeo (pour les sciences) / Héloïse (pour les sciences humaines) sont les répertoires des éditeurs commerciaux et des conditions de reproduction des articles.

Les intérêts de TEL

  • Avoir sa thèse en ligne permet de construire son identité numérique de chercheur et de donner une visibilité nationale à ses recherches. C’est aussi donner à tous l’accès aux résultats de la recherche publique.
  • La pérennité des données
  • Votre thèse est protégée, le dépôt est daté, la paternité du document est mentionnée, le texte est accessible aux logiciels anti-plagiat (contrairement à la thèse sous format papier : l’usage qui en est fait n’est pas contrôlé). TEL vous protège du plagiat. La date de dépôt vous protège aussi en tant que « découvreur » d’une source (image, généalogie, archives).
  • Cela n’empêche pas la publication chez l’éditeur. Le droit d’auteur protège une œuvre dans une forme donnée (les grands éditeurs ne s’opposent pas au dépôt dans les archives institutionnelles).

Et n’oubliez pas d’être explicite sur l’utilisation que vous autorisez des exemplaires papiers remis aux membres du jury!

Liens utiles

Sur les Archives Ouvertes

  • le répertoire Open DOAR qui tient une liste des archives ouvertes françaises
  • le site archives-ouvertes.fr qui tient une liste des portails institutionnels
  • l’Open Access Directory qui tient au niveau mondial une liste des archives ouvertes classées par discipline

Pour plus d’informations

www.bibliotheque-diderot.fr ou www.univ-lyon2.fr/bibliotheques (notamment: « Diffuser sa thèse – FAQ) ou www.abes.fr (« Préparer une thèse »)

Publier et diffuser sa thèse électronique (pdf), document rédigé par Marie-Claude Deboin.

Contacter les bibliothécaires : theses-diderot@ens-lyon.fr

Se former : avec isiDOC’t à la bibliothèque Diderot


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