Au sein de la série de billets que je compte consacrer à la gestion du temps et à l’organisation du travail, j’aimerais parler d’une facette bien connue même de ceux qui sont réfractaires à l’idée de planification : les listes. Et en particulier les listes de choses à faire (ou « to do lists »). Il existe de très nombreuses manières de les faire et de les rendre accessibles, qui gagnent à être connues.

Un principe d’organisation : la GTD

Tout d’abord, j’aimerais commencer par présenter une méthode d’organisation répandue, nommée GTD (Getting Things Done, faire avancer les choses). Le recensement des tâches et leur traitement est au coeur de cette théorie. En effet, faire une liste, c’est tout d’abord admettre l’existence de différentes parties de travail à effectuer et les mettre au clair, éventuellement en les regroupant ou en constituant des séries chronologiques. Faire une liste, c’est prendre un engagement, même symbolique. Il importe que le système que l’on établit pour ce faire soit fiable et ne demande en lui-même pas beaucoup de temps.

L’idée de système est intéressante, la GTD comme les autres théories sur la gestion du temps partent du principe qu’il faut d’abord prendre du recul, mettre les choses à plat et réfléchir à ce que l’on veut faire.

Pour en savoir plus, voici deux références : l’article La gestion du temps, une affaire de méthodes sur Thot Cursus, et l’article Wikipédia (en français) Getting Things Done.

Les supports des listes

Des mails que l’on s’envoie à soi-même aux listes tout supports, il y a de nombreuses manières différentes d’établir, de consulter et de mettre à jour une liste. Le papier, le téléphone portable, la tablette et l’ordinateur sont les principaux moyens d’interaction. Les trois derniers sont plutôt compatibles, le papier reste un monde à part. Pour certains c’est le choix le plus évident, mais qui a toujours un bloc-notes et un stylo sur soi ? Alors que le taux de pénétration des portables en France est estimé à environ 98%…

Réfléchir à l’utilisation que l’on compte en faire et déterminer un profil peut tout à fait être un critère de choix, tant l’offre est grande. Pour le reste, le soin de l’interface et le goût de chacun pourra permettre de choisir par élimination : veut-on une interface distrayante ou justement un design sérieux au possible ? Voici quelques exemples d’interfaces séduisantes :

• Recevoir des rappels par e-mail avec deadlineapp.com .
• L’offre du géant Google, très bien intégrée à leur services, à ne conseiller qu’à un public déjà client.
• Remember the milk, une application très appréciée.
• La Wunderlist, plébiscitée pour son design.
• Et enfin un comparatif détaillé en anglais.

Notons que les supports les plus intéressants sont ceux qui permettent de fixer des dates butoir et/ou des priorités, afin de pouvoir hiérarchiser au mieux les différents composantes du travail à faire. Certains permettent de rendre les listes accessibles à tous, peut-être est-ce là un facteur de motivation…

Les limites des services en ligne

Un mot sur les limites des services décrits ici, liées en premier lieu à des problèmes de confidentialité. Le paradigme de l’informatique en nuage rend les données stockées accessibles facilement et il libère de la nécessité de toujours avoir avec soi les supports de stockage dont on a besoin. Cependant, les sociétés qui opèrent selon ce modèle ne sont souvent pas garantes de la bonne conservation de l’information, tout comme elles n’ont en général pas intérêt à protéger strictement la vie privée de leurs clients. En effet, même si leur services sont gratuits pour vous, vous n’êtes pas qu’un simple utilisateur. Cet article peut donner une idée des enjeux en la matière.

L’organisation des listes

Pour revenir à ce que je disais sur la mesure du temps de travail, le mouvement initial de subdivision de la liste en catégories doit être réfléchi : les étiquettes ont un rôle primordial, la définition cohérente et réaliste d’une hiérarchie aidera autant à s’organiser que le contenu lui-même. De plus, on ne revient pas forcément sur un système déjà établi, même s’il s’avère être un peu bancal. L’organisation des listes et sous-listes est l’occasion de réfléchir à la manière dont on travaille, et la direction dans laquelle on voudrait l’infléchir : par exemple donner plus de poids à une activité en l’« autonomisant » dans une liste à part, ou regrouper des tâches subalternes pour gagner en visibilité.

Les listes peuvent changer positivement le rapport au travail : la vie de chercheur comporte souvent une visée à long terme, des menus travaux et toutes les nuances intermédiaires. Le pouvoir de l’injonction « c’est écrit, donc il faut que je le fasse » est crucial. De plus, l’opération de classement est en elle-même une mise à distance ou une première confrontation avec ce qui tracasse ou ce qui occupe l’esprit. La fixation sur le papier ou l’écran permet de s’en détacher, et de prendre les choses les unes après les autres sans états d’âme, justement parce qu’il y a beaucoup de choses à faire et que, bien classés, ces tâches se valent, elles sont perçues dans une relation d’égalité.

Dans un registre plus spécialisé, on peut peut adapter cette démarche à sa correspondance : créer un répertoire qui fait figure de liste d’attente pour les e-mails demandant une action ou une réponse, et retrier ces derniers une fois qu’ils ont été traités. De cette façon on est sûr de ne rien oublier. Je reviendrai peut-être sur le tri des e-mails dans un prochain billet.

Conclusion

Moins gourmandes en temps que les logiciels de gestion de projet et plus adaptées à l’échelle d’une personne, les listes de choses à faire redessinent les contours des tâches. Sous leur apparente simplicité, elles permettent de gagner en efficacité, notamment en traitant à la file les tâches subalternes sans être perturbé(e) par leur nombre ou leur hétérogénéité. L’organisation du travail en listes implique toutefois un peu de bonne volonté, de même qu’une résistance psychologique à leur allongement fatidique, qui peut là encore être contré par une subdivision pertinente. Les moyens ne manquent pas, et certaines formules évoquées plus haut peuvent même remplacer un agenda.

 

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la rubrique s’organiser et gérer son temps de notre liste de liens.

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